Ons financieel overzicht zag er maandelijks prima uit. Toch hadden we nooit genoeg buffer.
Tijdens een workshopreeks budgetgeletterdheid moest elk team zijn eigen uitgaven in kaart brengen. Niet alleen de grote posten, maar alles. Daar begonnen de verrassingen. Ons marketingteam had elf verschillende software-abonnementen waar ze er drie van gebruikten. Niemand had ooit opgezegd omdat iedereen dacht dat een ander ze nodig had.
Hoe we het ontdekten
De trainer liet ons een oefening doen: schrijf elke uitgave op die je team doet, inclusief de kleine dingen. Koffie voor klanten, parkeerkosten, die ene tool waar je naam mee vergeet. Toen we alles bij elkaar optelden, zaten we 1.900 euro boven wat officieel gebudgetteerd was. Die kosten waren er altijd geweest, maar verspreid over creditcards en declaraties die niemand echt analyseerde.
Wat we ermee deden
We hebben niet alles geschrapt. Sommige uitgaven waren terecht, gewoon niet gebudgetteerd. Maar we zegden acht abonnementen op, bundelden onze parkeerkosten via één aanbieder, en spraken af dat uitgaven boven 150 euro eerst door budgetbeheer gaan. Niet om mensen te controleren, maar om zicht te houden.
Het voelt soms bureaucratisch. Maar we weten nu tenminste waar ons geld naartoe gaat.